Palautusten hallinta

Svea Payments tarjoaa erilaisia asiakkaan tarpeisiin soveltuvia vaihtoehtoja tuote- ja rahapalautusten käsittelyyn. Palautusratkaisu voidaan määritellä vaihteleviin organisaatiokohtaisiin tarpeisiin sopivaksi. Maksut voidaan palauttaa ostajille helposti joko kokonaisuudessaan tai osapalautuksina. Palautukset tehdään Extranet-palvelussa, verkkokaupassa (jos käytössä on jokin valmis Svea Paymentsin moduuli) tai vaihtoehtoisesti teknisen rajapinnan (API) kautta. Tämä myöhempi vaihtoehto mahdollistaa mm. palautusten tekeminen suoraan asiakkaan hallintaliittymän tai esim. asiakkaan ERP:n kautta.

Palvelumallista riippuu, mille maksutavoille ja kuinka pitkään palautuksia on mahdollista tehdä Svea Paymentsin palvelun kautta. Kauppias voi myös valita, ettei halua palauttaa pankkimaksuja Svean palvelun kautta vaan tekee palautukset itse suoraan ostajille. Palautustyökalujen avulla rahapalautusten tekeminen voi olla helpompaa ja nopeampaa, erityisesti jos palautuksia on paljon. Maksut palautetaan automaattisesti aina ostavan asiakkaan käyttämälle maksutavalle (pankki, kortti, mobiilimaksu, lasku, erämaksu). Lain mukaan hyvitys on tehtävä sille maksutavalle, mitä ostaja käytti maksun yhteydessä.

Mikäli kauppias ei halua tarjota asiakkailleen Ostajan apulainen -palvelua, on maksupalvelussa mahdollista käyttää ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökaluja. Tämä mahdollistaa sen, että kauppias voi tehdä kaikilla maksutavoilla tehtyihin tilauksiin hyvityksiä itse määrittelemänsä ajanjakson aikana. Tätä ajanjaksoa kutsutaan tarkistusajaksi.

Ilman kauppiaan rahapalautustyökaluja palvelu mahdollistaa hyvitysten tekemisen ainoastaan pakollisissa tapauksissa (korttimaksujen, sekä rahoitustuotteiden kohdalla). Kun käytössä on ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökalut, ei ostaja voi ilmoittaa palautuksesta Svea Paymentsin kautta, eli Ostajan apulainen ei ole käytettävissä. Kauppiaan rahapalautustyökalut saa palveluun käyttöön ilman ylimääräisiä kiinteitä kuluja, vain toteutuneista palautuksista veloitetaan transaktiokulu.

Palauttaminen

Palautuksia pääsee tekemään Extranetissä tapahtuman sivulla, rajapinnan kautta tai suoraan verkkokauppaohjelmistosta jos käytössä on jokin Svea Paymentsin moduuleista, joka tukee palautuksia.

Tilaukseen voi tehdä joko koko- tai osapalautuksen ja palauttaa voi joko tuoteriveittäin tai summaperusteisesti. Jos palvelussa on Ostajan apulainen käytössä, niin palautukseen voi myös liittää viestin ostajalle. Extranetissä palautukseen merkitään aina palautuksen syy. Vaikka palvelussa ei olisikaan varsinaisia palautustyökaluja käytössä, niin kortti- ja mobiilimaksuihin sekä laskuun ja erämaksuun voi tehdä hyvityksiä Svean kautta - näin varmistetaan, että sinä kauppiaana pystyt tekemään hyvityksen samalle maksutavalle, mitä ostaja käytti maksaessaan.

Palautusten tekemiseen vaikuttaa valittu palvelu- ja tilitysmalli. Sinun kannattaakin kauppiaana keskustella palvelun käyttöönoton yhteydessä, tai jos sinulla on jo palvelu käytössä mutta kaupan toimintaan on tullut muutoksia, tarpeistasi Svean asiantuntijan kanssa. Olemme täällä asiakkaitamme varten ja vastaamme mielellämme kaikkiin kysymyksiin sekä autamme palvelumallin suunnittelussa. Svean palvelut ovat tarvittaessa hyvin joustavasti muokattavissa kauppiaan tarpeiden mukaisesti. Hyvä peruspalvelu kauppiaille, joilla ei ole erityisiä tarpeita esimerkiksi tilitysmallin suhteen, on saldotilitysmalli, joka mahdollistaa helpot palautukset riippumatta maksujen tilityksistä ja selkeät koontitilitykset pankkipäivittäin.

Maksutapojen eroja

Kaikki palautukset lähtevät Svea Paymentsilta eteenpäin välittömästi, ts. niin pian kuin mahdollista. Raha palautuu eri maksutavoille vähän eri tavoin.

Pankkimaksut palautuvat pankkitilille ja näkyvät tilillä yleensä samana tai viimeistään seuraavana pankkipäivänä. Sama koskee Siirto-maksuja ja muita mobiilimaksuja, jotka on tehty pankkitililtä. Svea Payments palauttaa pankkimaksut pääsääntöisesti sille tilille, josta alkuperäinen maksu oli tehty. On olemassa joitakin poikkeustilanteita, missä Svea ei ole saanut pankista maksajan tilinumeroa. Näissä tapauksissa tilinumero on saatava ostajalta joko niin, että kauppias pyytää sen itse ja lisää sen palautukseen Extranetissä tai rajapinnan kautta tehtyyn palautuskutsuun, taikka niin että ostaja ilmoittaa tilinumeronsa Ostajan apulaisessa tai Svea Paymentsin palautuslomakkeella, mikäli palvelussa on jompikumpi näistä käytössä.

Korttimaksut palautuvat käytetylle kortille. Yleensä korttimaksun palautus näkyy kortilla muutaman pankkipäivän sisällä palautuksen tekemisestä. Sama koskee myös mobiilimaksuja, jotka perustuvat korttimaksuun. Jos maksu on tehty debit-kortilla, näkyy palautus ko. korttiin kytketyllä tilillä. Jos maksu on tehty credit-kortilla, niin maksun summa palautuu kortin käyttövaraan. Jos maksu on ehditty jo veloittaa luottokorttilaskulla, niin palautus näkyy seuraavalla laskulla hyvityksenä.

Laskun ja erämaksun kohdalla, jos ostos on jo laskutettu ja tilitetty, saa ostaja Svealta hyvityslaskun ja voi maksaa alkuperäisen laskun tiedoilla vähentäen hyvityksen summan alkuperäisestä summasta. Ennen laskutusta ja tilitystä Svea laskuun tai erämaksuun tehdyt hyvitykset näkyvät laskulla, eli lasku lähtee ostajalle oikealla summalla, mikäli laskulle jää hyvityksen jälkeen jotain maksettavaa.

Tarkistusaika

Kun käytössä on jokin muu kuin saldotilitysmalli, ja palveluun on aktivoitu kauppiaan rahapalautustyökalut tai Ostajan apulainen, niin kauppias voi määritellä palveluunsa asetettavan ns. tarkistusajan. Tämä aika tarkoittaa sitä, että sen aikana tilaukseen voi tehdä muutoksia, kuten palautuksia.

Tarkistusajan jälkeen tilauksen maksu tilitetään kauppiaalle, ja tilauksiin voi tehdä ainoastaan kauppiaan puolelta jälkipalautuksia; Ostajan apulainen ei ole enää tarkistusajan jälkeen käytettävissä.

Tarkistusaika vaihtelee yleensä 1-30 päivän välillä. Suositeltu tarkistusaika varsinkin tuotemyynnissä on vähintään kuluttajansuojalain mukainen palautusaika, eli 14 päivää. Tarkistusaika alkaa siitä, kun tilaus merkitään Svea Paymentsin järjestelmässä toimitetuksi. Toimitustietojen hallintaan on useampia eri tapoja, joista enemmän täällä.

Jälkipalautus

Mikäli maksu on jo ehditty tilittää kauppiaalle (pl. saldotilitysmallia käyttävät palvelut), tehdään palautukset ns. jälkipalautuksena. Saldotilitysmallissa palautuksia voi tehdä tilityksen jälkeenkin normaalilla tavalla, eli tässä mallissa ei ole jälkipalautuksia lainkaan. Sama koskee joissain tapauksissa laskua ja erämaksua. Jälkipalautukset tehdään myös Extranetissä, verkkokaupassa tai rajapinnan kautta ja Extranet ohjeistaa palautuksen tekemisessä.

Jälkipalautusten kohdalla kauppiaan tulee palauttaa maksu ensin Svea Paymentsille Extranetin tai rajapinnan antamilla tiedoilla, ja Svea Paymentsin järjestelmä kohdistaa jälkipalautuksen automaattisesti oikeaan tilaukseen, mikäli jälkipalautus on maksettu oikeilla tiedoilla. Jälkipalautuksia voi pääsääntöisesti tehdä kortti- ja mobiilimaksuihin, sekä laskuun ja erämaksuun. Erikseen sovittaessa jälkipalautukset voidaan tapauskohtaisesti mahdollistaa myös pankkimaksuille.