Palautusten hallinta

Owned by Viivi Ahlqvist
Last updated: Oct 10, 2023
3 min read

Svea Payments tarjoaa erilaisia asiakkaan tarpeisiin soveltuvia vaihtoehtoja tuote- ja rahapalautusten käsittelyyn. Palautusratkaisu voidaan määritellä vaihteleviin organisaatiokohtaisiin tarpeisiin sopivaksi. Maksut voidaan palauttaa ostajille helposti joko kokonaisuudessaan tai osapalautuksina. Palautukset tehdään Extranet-palvelussa, verkkokaupassa (jos käytössä jokin valmis Svea Paymentsin moduuli) tai vaihtoehtoisesti teknisen rajapinnan (API) kautta. Tämä myöhempi vaihtoehto mahdollistaa mm. palautusten tekeminen suoraan asiakkaan hallintaliittymän tai esim. asiakkaan ERP:n kautta.

Palvelumallista riippuu, onko palautuksia mahdollista tehdä kaikille maksutavoille Svea Paymentsin palvelun kautta. Kauppias voi valita, ettei halua mitään palautustyökaluja käyttöön vaan palauttaa verkkopankkimaksut itse ostajille. Palautustyökalujen avulla rahapalautusten tekeminen on helpompaa ja nopeampaa. Maksut palautetaan automaattisesti aina ostavan asiakkaan käyttämälle maksutavalle (pankki, kortti, mobiilimaksu, lasku, erämaksu).

Mikäli kauppias ei halua tarjota asiakkailleen Ostajan apulainen -palvelua, on maksupalvelussa mahdollista käyttää ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökaluja. Tämä mahdollistaa sen, että kauppias voi tehdä kaikilla maksutavoilla tehtyihin tilauksiin hyvityksiä itse määrittelemänsä ajanjakson aikana. Tätä ajanjaksoa kutsutaan tarkistusajaksi.

Ilman kauppiaan rahapalautustyökaluja palvelu mahdollistaa hyvitysten tekemisen ainoastaan pakollisissa tapauksissa (korttimaksujen, sekä rahoitustuotteiden kohdalla). Kun käytössä on ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökalut, ei ostaja voi ilmoittaa palautuksesta Svea Paymentsin kautta, eli Ostajan apulainen ei ole käytettävissä. Kauppiaan rahapalautustyökalut saa palveluun käyttöön ilman ylimääräisiä kiinteitä kuluja, vain toteutuneista palautuksista veloitetaan transaktiokulu.

Palauttaminen

Palautuksia pääsee tekemään Extranetissä tapahtuman sivulla, rajapinnan kautta tai suoraan verkkokauppaohjelmistosta jos käytössä on jokin Svea Paymentsin moduuleista, joka tukee palautuksia.

Tilaukseen voi tehdä joko koko- tai osapalautuksen ja palauttaa voi joko tuoteriveittäin tai summaperusteisesti. Jos palvelussa on Ostajan apulainen käytössä, niin palautukseen voi myös liittää viestin ostajalle. Extranetissä palautukseen merkitään aina palautuksen syy. Mikäli palvelussa ei ole mitään palautustyökaluja käytössä, niin normaaleja palautuksia voi tehdä hyvin lyhyen aikaikkunan aikana, ennen kuin maksu ehtii siirtyä tilityseräajoon. Tämän jälkeen voi tehdä ainoastaan jälkipalautuksia. Poikkeuksena tästä on saldotilitysmalli, jossa palautuksia voi tehdä riippumatta tapahtuman tilitysajasta.

Maksutapojen eroja

Kaikki palautukset lähtevät Svea Paymentsilta eteenpäin välittömästi, ts. niin pian kuin mahdollista. Raha palautuu eri maksutavoille vähän eri tavoin.

Pankkimaksut palautuvat pankkitilille ja näkyvät tilillä 1-3 pankkipäivän kuluessa palautuksen tekemisestä. Sama koskee Siirto-maksuja ja muita mobiilimaksuja, jotka on tehty pankkitililtä.

Korttimaksut palautuvat käytetylle kortille. Yleensä korttimaksun palautus näkyy kortilla 5-7 pankkipäivän sisällä palautuksen tekemisestä. Jos maksu on tehty debit-kortilla, näkyy palautus ko. korttiin kytketyllä tilillä. Jos maksu on tehty credit-kortilla, niin maksun summa palautuu kortin käyttövaraan. Jos maksu on ehditty jo veloittaa luottokorttilaskulla, niin palautus näkyy seuraavalla laskulla hyvityksenä. Edellä kuvatut skenaariot koskevat myös mobiilimaksuja, jotka perustuvat korttimaksuun.

Laskun ja erämaksun kohdalla, jos ostos on jo laskutettu, saa ostaja Svealta hyvityslaskun ja voi maksaa alkuperäisen laskun tiedoilla vähentäen hyvityksen summan alkuperäisestä summasta. Tarkistusajan aikana, eli ennen laskutusta, Svea laskuun tai erämaksuun tehdyt hyvitykset näkyvät laskulla, eli lasku lähtee ostajalle oikealla summalla, mikäli laskulle jää hyvityksen jälkeen jotain maksettavaa. Jälkipalautusten kohdalla ostaja saa hyvityslaskun ja voi vähentää hyvitettävän summan laskun loppusummasta.

Tarkistusaika

Kun käytössä on jokin muu kuin saldotilitysmalli, ja palveluun on aktivoitu kauppiaan rahapalautustyökalut tai Ostajan apulainen, niin kauppias voi määritellä palveluunsa asetettavan ns. tarkistusajan. Tämä aika tarkoittaa sitä, että sen aikana tilaukseen voi tehdä muutoksia, kuten palautuksia.

Tarkistusajan jälkeen tilauksen maksu tilitetään kauppiaalle, ja tilauksiin voi tehdä ainoastaan kauppiaan puolelta jälkipalautuksia; Ostajan apulainen ei ole enää tarkistusajan jälkeen käytettävissä.

Tarkistusaika vaihtelee yleensä 1-30 päivään. Suositeltu tarkistusaika varsinkin tuotemyynnissä on vähintään kuluttajansuojalain mukainen palautusaika, eli 14 päivää. Tarkistusaika alkaa siitä, kun tilaus merkitään Svea Paymentsin järjestelmässä toimitetuksi. Toimitustietojen hallintaan on useampia eri tapoja, joista enemmän täällä.

Jälkipalautus

Mikäli maksu on jo ehditty tilittää kauppiaalle (pl. saldotilitysmallia käyttävät palvelut) tai tilaus on jo laskutettu ostajalta, tehdään palautukset ns. jälkipalautuksena. Saldotilitysmallissa palautuksia voi tehdä tilityksen jälkeenkin normaalilla tavalla, eli tässä mallissa ei ole jälkipalautuksia lainkaan. Jälkipalautukset tehdään myös Extranetissä, verkkokaupassa tai rajapinnan kautta ja Extranet ohjeistaa palautuksen tekemisessä.

Jälkipalautusten kohdalla asiakkaan tulee palauttaa maksu ensin Svea Paymentsille Extranetin tai rajapinnan antamilla tiedoilla, ja Svea Paymentsin järjestelmä kohdistaa jälkipalautuksen automaattisesti oikeaan tilaukseen, mikäli jälkipalautus on maksettu oikeilla tiedoilla. Jälkipalautuksia voi pääsääntöisesti tehdä kortti- ja mobiilimaksuihin, sekä laskuun ja erämaksuun. Erikseen sovittaessa jälkipalautukset voidaan tapauskohtaisesti mahdollistaa myös pankkimaksuille.

Teknisten laskun ja erämaksun ollessa kyseessä on kaikki tilityksen jälkeen tehtävät palautukset tehtävä Payment Adminissa.

Pankkimaksujen palauttaminen

Svea Payments palauttaa pankkimaksut pääsääntöisesti sille tilille, josta alkuperäinen maksu oli tehty. Poikkeuksena tähän ovat jotkin harvinaiset tilanteet:

  • Maksu on tehty Aktian vanhan verkkomaksurajapinnan kautta ja kyseessä on jälkipalautus (palautus tilityksen jälkeen, pl. saldomalli), eikä tilaukselle ole tehty yhtään palautusta ennen tilitystä

  • Maksu on tehty S-Pankin tai Ålandsbankenin vanhan verkkomaksurajapinnan kautta

  • Kyseessä on odottamaton maksu - tällaisia ovat maksut, joita järjestelmä ei odottanut maksettavan, mutta jotka on kuitenkin maksettu myöhemmin. Tällaisessa tilanteessa ei voida varmistua maksutilistä, jolloin ei voida myöskään tehdä palautusta ko. tilille.

Näissä tapauksissa tilinumero on saatava ostajalta joko niin, että kauppias pyytää sen itse ja lisää sen palautukseen Extranetissä tai rajapinnan kautta tehtyyn palautuskutsuun, taikka niin että ostaja ilmoittaa tilinumeronsa Ostajan apulaisessa tai Svea Paymentsin palautuslomakkeella, mikäli palvelussa on jompikumpi näistä käytössä.