KauppiasExtranet: käyttöohje

Owned by Viivi Ahlqvist
Last updated: Oct 10, 2023
4 min read

KauppiasExtranetissä voit

  • tarkistaa tilausten tilan

  • lisätä tilauksille toimitustietoja

  • käynnistää tilauksen laskutuksen

  • tehdä hyvityksiä pankki- ja korttimaksuihin sekä laskuun ja erämaksuun (tietyin rajoituksin)

  • käsitellä ostajien tekemiä palautusilmoituksia (kun Ostajan apulainen on käytössä)

Muut toiminnot on siirretty uuteen Svea Payments Extranetiin.

 

Toimitustietojen lisääminen ja laskutus

Silloin, kun verkkokaupan palvelu on konfiguroitu niin, että tilauksiin vaaditaan toimitustiedot ennen tilityksen käynnistymistä, voi toimitustiedot lisätä joko rajapinnan kautta tai Extranetissä tapahtuman sivulla. Avattuasi oikean tapahtuman, voit lisätä toimitustiedot tapahtuman alareunassa kohdassa “Toimituksen tiedot”. Listalta avautuu ne toimitustavat, jotka palvelulle on mahdollistettu. Toimitustietoihin voi lisätä useamman lähetystunnisteen, jos tilaus toimitetaan useammassa osassa. Lisättyäsi kaikki lähetystunnisteet, klikkaa “Kaikki toimituksen tiedot annettu”. Lisää toimitustietojen hallinnasta voit lukea täältä:

Mikäli palvelu on parametroitu niin, että laskutuksen voi käynnistää Extranetistä niin silloin tapahtuman sivun alareunassa toimitustietojen kohdalla näkyy painike “Laskuta”, mikä käynnistää laskutuksen välittömästi.

Hyvitysten tekeminen

Hyvityksiä voi tehdä Extranetissä kahdella eri tavalla: 1) syöttämällä hyvitettävä summa sille annettuun kohtaan tai 2) hyvittämällä tuoterivejä ja korjaamalla hyvitettävää summaa tarvittaessa (esim. pyöristyskorjaukset) lisämuutosriveillä. Alla on esitelty kuvin molemmat tavat.

Hyvitys syöttämällä hyvitettävä summa

Tämä on kätevä tapa tehdä hyvityksiä, jos hyvitettävä summa on tiedossa helposti. Ensin valitse tilauksen tiedoista ”Palauta osittain…”

Tämän jälkeen syötä hyvitettävä summa sille annettuun kohtaan ja valitse ”Tee palautus”.

Hyvittämällä tuoterivejä

Ensin valitse tilauksen tiedoista ”Tee hinnan korjaus ja osapalautus…”

Tämän jälkeen voit valita hyvitettävät tuotteet tuoteriveittäin.

Kun selaat sivua vähän alaspäin, näet ostajalle hyvitettävän summan.

 

Jos tämä summa poikkeaa siitä, mitä ostajalle pitäisi hyvittää (esimerkiksi pyöristyskorjausten takia), voit muokata hyvitettävää summa lisämuutosriveillä.

Lisämuutosrivit

Lisämuutosriveillä positiiviset summat vähentävät ostajalle palautettavaa rahamäärää ja negatiiviset summat lisäävät ostajalle palautettavaa rahamäärää.

Esimerkki 1: Ostajalle ollaan hyvittämässä 1,00 € mutta hyvityksen pitäisi olla 0,95 €.

Lisämuutosriveillä voit vähentää hyvitettävää summaa lisäämällä +0,05 € lisämuutosriville, ALV 24 %.

Silloin ostajalle hyvitetään 0,95 €.

Esimerkki 2: Ostajalle ollaan hyvittämässä 1,00 € mutta hyvityksen pitäisi olla 1,05 €.

 Lisämuutosriveillä voit lisätä hyvitettävää summaa lisäämällä -0,05 € lisämuutosriville, ALV 24 %.

 Silloin ostajalle hyvitetään 1,05 €.

Kun ostajalle hyvitettävä summa on oikein, valitse ”Tee osapalautus”.

Jälkipalautus

Jälkipalautus tarkoittaa palautusta, joka tehdään sen jälkeen, kun Svea Payments on jo tilittänyt maksun kauppiaalle. Jälkipalautuksen kohdalla kauppiaan on maksettava palautettava summa Svea Paymentsille, jotta Svea Payments voi puolestaan hyvittää maksun ostajalle. Jälkipalautukset eivät koske saldotilitysmallia käyttäviä palveluita, koska saldomallin toiminta on perusteiltaan erilainen kuin muiden tilitysmallien.

Jälkipalautuksia ei voi tehdä tilausrivikohtaisesti, vaan ne tehdään aina summaperusteisesti. Kun tilaukselle voi tehdä ainoastaan jälkipalautuksen, eli tavallinen palautus ei ole enää mahdollinen (=maksu on tilitetty), tapahtuman tiedoissa näkyvät seuraavat vaihtoehdot:

Valitse näistä haluamasi vaihtoehto ja toimi sen jälkeen kuten ohjeistettu kohdassa “Hyvitys syöttämällä hyvitettävä summa”.

Maksutiedot ja maksaminen

Jälkipalautusten kohdalla kauppiaan on aina maksettava palautettava summa Svea Paymentsin tilille, jotta Svea Payments voi tehdä hyvityksen eteenpäin maksajalle. Palautuksen vahvistuksen jälkeen Svea Payments näyttää tiedot, joilla rahapalautus tulee tehdä:

Jokaiselle jälkipalautukselle määritellään oma viitenumero. On siis tärkeää käyttää tarkasti Extranetissä näkyviä tietoja jokaisen jälkipalautuksen kohdalla, jotta järjestelmä osaa kohdistaa jälkipalautuksen oikeaan tilaukseen.

Ostajan tekemän palautusilmoituksen käsittely

Jos verkkokaupassa on Ostajan apulainen käytössä, voi ostaja ilmoittaa Ostajan apulaisessa tekemästään palautuksesta. Kun palautus saapuu verkkokaupalle, niin palautusilmoituksen voi käsitellä Extranetissä.

Etsi ensin ko. tapahtuma, esimerkiksi etusivun hakutoiminnon avulla (etsi “maksajan peruuttamat” tapahtumat halutulta aikaväliltä):

Kun avaat tapahtuman, näet sen oikeassa yläkulmassa painikkeen “Käsittele osapalautus” silloin kun ostaja on palauttanut osan tilauksesta tai “Käsittele peruutus” kun ostaja on palauttanut koko tilauksen.

Tätä painiketta klikkaamalla pääset joko hyväksymään ostajan tekemän palautuksen sellaisenaan, tai muokkaamaan ostajalle palautettavaa summaa lisämuutosriveillä. Esimerkiksi tässä tapauksessa ostaja on ilmoittanut palauttavansa koko tilauksen, mutta kauppias haluaa vähentää 10 € ostajalle tehtävästä palautuksesta arvonalenemana: