Svea Payments tarjoaa erilaisia asiakkaan tarpeisiin soveltuvia vaihtoehtoja tuote- ja rahapalautusten käsittelyyn. Palautusratkaisua voidaan määritellä vaihteleviin organisaatiokohtaisiin tarpeisiin sopivaksi. Maksut voidaan helposti palauttaa ostajille joko kokonaisuudessaan tai osapalautuksina. Palautukset tehdään Extranet-palvelussa tai vaihtoehtoisesti teknisen rajapinnan (API) kautta. Tämä myöhempi vaihtoehto mahdollistaa mm. palautusten tekeminen suoraan asiakkaan hallintaliittymän tai esim. asiakkaan ERP:n kautta.
Palvelumallista riippuu, onko palautuksia mahdollista tehdä kaikille maksutavoille Svea Paymentsin palvelun kautta. Kauppias voi myös valita, ettei halua mitään palautustyökaluja käyttöön vaan palauttaa verkkopankkimaksut itse ostajille. Korttimaksujen sekä laskun ja erämaksun hyvitykset on aina tehtävä Svea Paymentsin palvelun kautta. Palautustyökalujen avulla rahapalautusten tekeminen on helpompaa ja nopeampaa. Maksut palautetaan automaattisesti aina ostavan asiakkaan käyttämälle maksutavalle (pankki, kortti, mobiilimaksu, lasku, erämaksu).
Palauttaminen
Palautuksia pääsee tekemään Extranetissä tapahtuman sivulla, tai rajapinnan kautta: (TODO: LINKKI)
Tilaukseen voi tehdä joko koko- tai osapalautuksen ja palauttaa voi joko tuoteriveittäin tai summaperusteisesti. Jos palvelussa on Ostajan apulainen käytössä, niin palautukseen voi myös liittää viestin ostajalle. Extranetissä palautukseen merkitään aina palautuksen syy. Mikäli palvelussa ei ole mitään palautustyökaluja käytössä, niin normaaleja palautuksia voi tehdä hyvin lyhyen aikaikkunan aikana, ennen kuin maksu ehtii siirtyä tilityseräajoon. Tämän jälkeen voi tehdä ainoastaan jälkipalautuksia.
Maksutapojen eroja
Kaikki palautukset lähtevät Svea Paymentsilta eteenpäin välittömästi, ts. niin pian kuin mahdollista. Raha palautuu eri maksutavoille vähän eri tavoin.
Pankkimaksut palautuvat pankkitilille ja näkyvät tilillä 1-3 pankkipäivän kuluessa palautuksen tekemisestä. Sama koskee Siirto-maksuja ja muita mobiilimaksuja, jotka on tehty pankkitililtä.
Korttimaksut palautuvat käytetylle kortille. Yleensä korttimaksun palautus näkyy kortilla 5-7 pankkipäivän sisällä palautuksen tekemisestä. Jos maksu on tehty debit-kortilla, näkyy palautus ko. korttiin kytketyllä tilillä. Jos maksu on tehty credit-kortilla, niin maksun summa palautuu kortin käyttövaraan. Jos maksu on ehditty jo veloittaa luottokorttilaskulla, niin palautus näkyy seuraavalla laskulla hyvityksenä. Edellä kuvatut skenaariot koskevat myös mobiilimaksuja, jotka perustuvat korttimaksuun.
Laskun ja erämaksun kohdalla, jos ostos on jo laskutettu, saa ostaja Svealta hyvityslaskun ja voi maksaa alkuperäisen laskun tiedoilla vähentäen hyvityksen summan alkuperäisestä summasta. Tarkistusajan aikana, eli ennen laskutusta, Svea laskuun tai erämaksuun tehdyt hyvitykset näkyvät laskulla, eli lasku lähtee ostajalle oikealla summalla, mikäli laskulle jää hyvityksen jälkeen jotain maksettavaa. Jälkipalautusten kohdalla ostaja saa hyvityslaskun ja voi vähentää hyvitettävän summan laskun loppusummasta.
Jälkipalautus
Mikäli maksu on jo ehditty tilittää kauppiaalle (pl. saldotilitysmallia käyttävät palvelut) tai tilaus on jo laskutettu ostajalta, tehdään palautukset ns. jälkipalautuksena. Saldotilitysmallissa palautuksia voi tehdä tilityksen jälkeenkin normaalilla tavalla, eli tässä mallissa ei ole jälkipalautuksia lainkaan. Jälkipalautukset tehdään myös Extranetissä tai rajapinnan kautta (TODO: LINKKI) ja Extranet ohjeistaa palautuksen tekemisessä.
Jälkipalautusten kohdalla asiakkaan tulee palauttaa maksu ensin Svea Paymentsille Extranetin tai rajapinnan antamilla tiedoilla, ja Svea Paymentsin järjestelmä kohdistaa jälkipalautuksen automaattisesti oikeaan tilaukseen, mikäli jälkipalautus on maksettu oikeilla tiedoilla. Jälkipalautuksia voi pääsääntöisesti tehdä kortti- ja mobiilimaksuihin, sekä laskuun ja erämaksuun. Erikseen sovittaessa jälkipalautukset voidaan tapauskohtaisesti mahdollistaa myös pankkimaksuille.
Teknisten laskun ja erämaksun ollessa kyseessä on kaikki laskutuksen jälkeen tehtävät palautukset tehtävä Payment Adminissa.
Pankkien palautusrajapinnat
Svea Payments palauttaa pankkimaksut pääsääntöisesti pankkien palautusrajapintojen kautta, mikäli sellainen on käytettävissä. Tällä hetkellä palautusrajapinnan tarjoavat kaikki muut pankit paitsi Ålandsbanken ja S-Pankki.
Pankin palautusrajapinnan kautta palauttaminen tarkoittaa sitä, että ostajalta ei lähtökohtaisesti tarvitse erikseen kysyä palautustilin numeroa, vaan palautus tehdään sille tilille, mistä alkuperäinen maksu on tehty. Palautusta ei voi tehdä pankin palautusrajapinnan kautta jos
kyseessä on jälkipalautus, koska jälkipalautukset eivät tue pankkien palautusrajapintoja
käytössä on saldotilitysmalli, ja saldo ei riitä palautuksen tekemiseen vaan palautus jää odottamaan sitä, että saldoa kertyy riittävästi
joidenkin pankkien kohdalla ensimmäinen palautus voidaan tehdä rajapinnan kautta, mutta seuraavia ei
Näissä tapauksissa tilinumero on saatava ostajalta joko niin, että kauppias pyytää sen itse ja lisää sen palautukseen Extranetissä, jolloin Extranet ilmoittaa tästä hyvityksen tekemisen yhteydessä, taikka niin että ostaja ilmoittaa tilinumeronsa Ostajan apulaisessa tai Svea Paymentsin palautuslomakkeella, mikäli palvelussa on jompikumpi näistä käytössä.
Open Banking - teknologian tullessa laajemmin käyttöön, poistuu tilinumeron tarve hyvin suurelta osin, ja palautukset voidaan tehdä maksajan käyttämälle alkuperäiselle tilille ilman, että kauppiaan tai ostajan tarvitsee ilmoittaa palautukseen tilinumeroa.
Palauttaminen saldomallissa
Saldomallissa verkkokaupalle on luotu oma saldotili, jonka saldo elää aina, kun tehdään uusia maksuja ja palautuksia. Uudesta maksusta muodostuu tälle kauppiaan saldotilille kaksi tilitapahtumaa, yksi itse maksusta ja toinen Svea Paymentsin veloittamasta transaktiomaksusta. Vastaavasti palautuksista muodostuu kaksi tilitapahtumaa, yksi itse palautuksesta ja toinen Svea Paymentsin veloittamasta palautuksen kpl-maksusta.
Se, milloin maksajan tekemä maksu näkyy saldossa, on riippuvainen maksutavasta, minkä vuoksi kaikki samana päivänä tehdyt maksut eivät näy saldotiliotteella samana päivänä. Alla saldotilitapahtumien luontiviive uusista maksuista eri maksutavoilla:
Pankkimaksut kasvattavat saldoa heti pankista saadun vahvistuksen jälkeen.
Korttimaksut kasvattavat saldoa heti, kun tapahtuma näkyy korttimaksujen käsittelijän Svea Paymentsille toimittamalla raportilta, joka tapahtuu aikaisintaan kolmantena päivänä maksun vahvistuksen jälkeen.
Palautuksia saldotilitysmallin tilauksiin voi luoda missä tahansa vaiheessa, riippumatta maksutavasta, eli em. saldon kirjausviive ei vaikuta palautustyökalujen toimivuuteen.
Svea Paymentsin tekemä hyvitys maksajalle saattaa tosin viivästyä tilanteissa, joissa verkkokaupan saldossa ei ole riittävästi rahaa sen tekemiseen. Tämä on toki harvinaista, koska saldo kasvaa aina uusien pankkimaksujen myötä. Näitä tilanteita varten on palvelulle mahdollista määritellä kauppakohtainen "palautuspuskuri".
Palautuspuskuri tarkoittaa summaa, jonka verran vähintään jätetään rahaa saldoon kunkin tilityksen yhteydessä. Kauppa saa vapaasti päättää palautuspuskurin suuruuden eli rahamäärän. Oletuksena puskuri ei ole käytössä.
Kun kauppiaalla on käytössä saldomalli ja kauppiaan rahapalautustyökalut, on mahdollista ottaa käyttöön Svea Paymentsin tarjoama palautuslomake, jolla ostaja voi ilmoittaa tilinumeronsa sellaisissa tilanteissa, kun sitä tarvitaan.
Palautuslomake
Kun kauppiaalla on käytössä kauppiaan rahapalautustyökalut ja saldotilitysmalli, on mahdollista ottaa käyttöön Svea Paymentsin tarjoama tilinumerolomake, jolla ostaja voi ilmoittaa tilinumeronsa sellaisissa tilanteissa, kun sitä tarvitaan.
Esimerkiksi S-Pankki ja Ålandsbanken eivät tarjoa rajapintaa palautuksille, joten näiden pankkien tileille palautettaessa ostajalta on kysyttävä tilinumero. Joidenkin pankkien kohdalla ensimmäinen palautus voidaan tehdä rajapinnan kautta, mutta seuraavien palautusten kohdalla tarvitaan ostajan tilinumero palautusta varten. Tilinumerolomake on brändättävissä verkkokaupan väreillä ja logolla.