Svea Payments tarjoaa erilaisia asiakkaan tarpeisiin soveltuvia vaihtoehtoja tuote- ja rahapalautusten käsittelyyn. Palautusratkaisua voidaan määritellä vaihteleviin organisaatiokohtaisiin tarpeisiin sopivaksi. Maksut voidaan helposti palauttaa ostajille joko kokonaisuudessaan tai osapalautuksina. Palautukset tehdään Extranet-palvelussa tai vaihtoehtoisesti teknisen rajapinnan (API) kautta. Tämä myöhempi vaihtoehto mahdollistaa mm. palautusten tekeminen suoraan asiakkaan hallintaliittymän tai esim. asiakkaan ERP:n kautta.
Palvelumallista riippuu, onko palautuksia mahdollista tehdä kaikille maksutavoille Svea Paymentsin palvelun kautta. Kauppias voi myös valita, ettei halua mitään palautustyökaluja käyttöön vaan palauttaa verkkopankkimaksut itse ostajille. Korttimaksujen sekä laskun ja erämaksun hyvitykset on aina tehtävä Svea Paymentsin palvelun kautta. Palautustyökalujen avulla rahapalautusten tekeminen on helpompaa ja nopeampaa. Maksut palautetaan automaattisesti aina ostavan asiakkaan käyttämälle maksutavalle (pankki, kortti, mobiilimaksu, lasku, erämaksu).
Mikäli kauppias ei halua tarjota asiakkailleen Ostajan apulainen -palvelua, on maksupalvelussa mahdollista käyttää ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökaluja. Tämä mahdollistaa sen, että kauppias voi tehdä kaikilla maksutavoilla tehtyihin tilauksiin hyvityksiä itse määrittelemänsä ajanjakson aikana. Tätä ajanjaksoa kutsutaan tarkistusajaksi.
Ilman kauppiaan rahapalautustyökaluja palvelu mahdollistaa hyvitysten tekemisen ainoastaan pakollisissa tapauksissa (korttimaksujen, sekä rahoitustuotteiden kohdalla). Kun käytössä on ainoastaan kauppiaan rahapalautustyökalut, ei ostaja voi ilmoittaa palautuksesta Svea Paymentsin kautta, eli Ostajan apulainen ei ole käytettävissä. Kauppiaan rahapalautustyökalut saa palveluun käyttöön ilman ylimääräisiä kiinteitä kuluja, vain toteutuneista palautuksista veloitetaan transaktiokulu.
Palauttaminen
Palautuksia pääsee tekemään Extranetissä tapahtuman sivulla, tai rajapinnan kautta: (TODO: LINKKI)
Tilaukseen voi tehdä joko koko- tai osapalautuksen ja palauttaa voi joko tuoteriveittäin tai summaperusteisesti. Jos palvelussa on Ostajan apulainen käytössä, niin palautukseen voi myös liittää viestin ostajalle. Extranetissä palautukseen merkitään aina palautuksen syy. Mikäli palvelussa ei ole mitään palautustyökaluja käytössä, niin normaaleja palautuksia voi tehdä hyvin lyhyen aikaikkunan aikana, ennen kuin maksu ehtii siirtyä tilityseräajoon. Tämän jälkeen voi tehdä ainoastaan jälkipalautuksia.
Maksutapojen eroja
Kaikki palautukset lähtevät Svea Paymentsilta eteenpäin välittömästi, ts. niin pian kuin mahdollista. Raha palautuu eri maksutavoille vähän eri tavoin.
Pankkimaksut palautuvat pankkitilille ja näkyvät tilillä 1-3 pankkipäivän kuluessa palautuksen tekemisestä. Sama koskee Siirto-maksuja ja muita mobiilimaksuja, jotka on tehty pankkitililtä.
Korttimaksut palautuvat käytetylle kortille. Yleensä korttimaksun palautus näkyy kortilla 5-7 pankkipäivän sisällä palautuksen tekemisestä. Jos maksu on tehty debit-kortilla, näkyy palautus ko. korttiin kytketyllä tilillä. Jos maksu on tehty credit-kortilla, niin maksun summa palautuu kortin käyttövaraan. Jos maksu on ehditty jo veloittaa luottokorttilaskulla, niin palautus näkyy seuraavalla laskulla hyvityksenä. Edellä kuvatut skenaariot koskevat myös mobiilimaksuja, jotka perustuvat korttimaksuun.
Laskun ja erämaksun kohdalla, jos ostos on jo laskutettu, saa ostaja Svealta hyvityslaskun ja voi maksaa alkuperäisen laskun tiedoilla vähentäen hyvityksen summan alkuperäisestä summasta. Tarkistusajan aikana, eli ennen laskutusta, Svea laskuun tai erämaksuun tehdyt hyvitykset näkyvät laskulla, eli lasku lähtee ostajalle oikealla summalla, mikäli laskulle jää hyvityksen jälkeen jotain maksettavaa. Jälkipalautusten kohdalla ostaja saa hyvityslaskun ja voi vähentää hyvitettävän summan laskun loppusummasta.
Tarkistusaika
Kun käytössä on jokin muu kuin saldotilitysmalli, ja palveluun on aktivoitu kauppiaan rahapalautustyökalut tai Ostajan apulainen, niin kauppias voi määritellä palveluunsa asetettavan ns. tarkistusajan. Tämä aika tarkoittaa sitä, että sen aikana tilaukseen voi tehdä muutoksia, kuten palautuksia.
Tarkistusajan jälkeen tilauksen maksu tilitetään kauppiaalle, ja tilauksiin voi tehdä ainoastaan kauppiaan puolelta jälkipalautuksia; Ostajan apulainen ei ole enää tarkistusajan jälkeen käytettävissä.
Tarkistusaika vaihtelee yleensä 1-30 päivään. Suositeltu tarkistusaika on vähintään kuluttajansuojalain mukainen palautusaika, eli 14 päivää. Tarkistusaika alkaa siitä, kun tilaus merkitään Svea Paymentsin järjestelmässä toimitetuksi. Toimitustietojen hallintaan on useampia eri tapoja, joista enemmän täällä: (TODO: LINKKI)
Jälkipalautus
Mikäli maksu on jo ehditty tilittää kauppiaalle (pl. saldotilitysmallia käyttävät palvelut) tai tilaus on jo laskutettu ostajalta, tehdään palautukset ns. jälkipalautuksena. Saldotilitysmallissa palautuksia voi tehdä tilityksen jälkeenkin normaalilla tavalla, eli tässä mallissa ei ole jälkipalautuksia lainkaan. Jälkipalautukset tehdään myös Extranetissä tai rajapinnan kautta (TODO: LINKKI) ja Extranet ohjeistaa palautuksen tekemisessä.
Jälkipalautusten kohdalla asiakkaan tulee palauttaa maksu ensin Svea Paymentsille Extranetin tai rajapinnan antamilla tiedoilla, ja Svea Paymentsin järjestelmä kohdistaa jälkipalautuksen automaattisesti oikeaan tilaukseen, mikäli jälkipalautus on maksettu oikeilla tiedoilla. Jälkipalautuksia voi pääsääntöisesti tehdä kortti- ja mobiilimaksuihin, sekä laskuun ja erämaksuun. Erikseen sovittaessa jälkipalautukset voidaan tapauskohtaisesti mahdollistaa myös pankkimaksuille.
Teknisten laskun ja erämaksun ollessa kyseessä on kaikki laskutuksen jälkeen tehtävät palautukset tehtävä Payment Adminissa.
Pankkien palautusrajapinnat
Svea Payments palauttaa pankkimaksut pääsääntöisesti pankkien palautusrajapintojen kautta, mikäli sellainen on käytettävissä. Tällä hetkellä palautusrajapinnan tarjoavat kaikki muut pankit paitsi Ålandsbanken ja S-Pankki.
Pankin palautusrajapinnan kautta palauttaminen tarkoittaa sitä, että ostajalta ei lähtökohtaisesti tarvitse erikseen kysyä palautustilin numeroa, vaan palautus tehdään sille tilille, mistä alkuperäinen maksu on tehty. Palautusta ei voi tehdä pankin palautusrajapinnan kautta jos
kyseessä on jälkipalautus, koska jälkipalautukset eivät tue pankkien palautusrajapintoja
käytössä on saldotilitysmalli, ja saldo ei riitä palautuksen tekemiseen vaan palautus jää odottamaan sitä, että saldoa kertyy riittävästi
joidenkin pankkien kohdalla ensimmäinen palautus voidaan tehdä rajapinnan kautta, mutta seuraavia ei
Näissä tapauksissa tilinumero on saatava ostajalta joko niin, että kauppias pyytää sen itse ja lisää sen palautukseen Extranetissä, jolloin Extranet ilmoittaa tästä hyvityksen tekemisen yhteydessä, taikka niin että ostaja ilmoittaa tilinumeronsa Ostajan apulaisessa tai Svea Paymentsin palautuslomakkeella, mikäli palvelussa on jompikumpi näistä käytössä.
Open Banking - teknologian tullessa laajemmin käyttöön, poistuu tilinumeron tarve hyvin suurelta osin, ja palautukset voidaan tehdä maksajan käyttämälle alkuperäiselle tilille ilman, että kauppiaan tai ostajan tarvitsee ilmoittaa palautukseen tilinumeroa.